Firmową stołówkę w zakładzie Wavin Polska S.A. zastąpiła wirtualna kantyna Lunching. Jakie są tego efekty?

Czy Covid był jedynym powodem zamknięcia stołówki? Czy pracownicy przyzwyczaili się do zamawiania posiłków w aplikacji Lunching? Jak wyglądają odbiory posiłków? Czy firma jest zadowolona z tej decyzji? Zapraszamy Państwa do przeczytania wywiadu z Mirosławem Torchałą z Wavin Polska S.A. – innowacyjnego dostawcy rozwiązań dla budownictwa i infrastruktury na wielu kontynentach. Jako specjalista ds. administracji Pan Mirosław wdrażał, a teraz odpowiada za działanie Lunching na terenie zakładu.

Kantyna firmowa, maszyny vendingowe czy wirtualna stołówka?

Dlaczego zdecydowali się Państwo na wdrożenie wirtualnej stołówki Lunching?

Jednym z głównych powodów były koszty dotyczące utrzymania kantyny – obsługa, serwis. Koszty ponoszone przez Wavin z roku na rok stawały się coraz wyższe, a nie przekładało się to na poprawę jakości i zwiększenie zainteresowania tym sposobem żywienia. Poświęcaliśmy na ten cel znaczne zasoby finansowe. Remonty urządzeń i wyposażenia kantyny wymagały coraz większych nakładów. Obsługa kuchni również znacznie obciążała budżet, a jakość posiłków pozostawała na tym samym poziomie. Wyraźne sygnały od załogi wynikające ze słabego zainteresowania wydawanymi przez kantynę posiłkami, sytuacja z Covid-19, system pracy zdalnej tylko przyspieszyły nasze decyzje o zmianie sposobu żywienia zbiorowego.

Chcieliśmy mieć jasno określone koszty, wiedzieć, za co płacimy i ile płacimy. Lepiej zarządzać budżetem i zwiększyć dofinansowanie pracownikom, niż płacić za serwis i kantynę, która jest zamknięta i powoduje koszty związane z obsługą. Istotnym czynnikiem za zmianą usługi była poprawa bezpieczeństwa, na które nasza firma zwraca szczególną uwagę. No i kwestie ekologii, ponieważ jesteśmy mocno w nią zaangażowani. Zakup energii elektrycznej ze źródeł odnawialnych, samochody z silnikami o napędzie hybrydowym, oświetlenie LED w firmie. A teraz dzięki firmie Lunching mamy dostarczane posiłki w opakowaniach. Przede wszystkim jednak ekologiczne jest to, że jedzenie się nie marnuje. Przywożone jest dokładnie tyle posiłków, ile zostanie zjedzone danego dnia. Jest to aspekt istotny nie tylko dla nas, ale też dla całego koncernu Orbita. Tych czynników decydujących o wdrożeniu Lunching było sporo. 

Kiedy podjęliśmy decyzję o zamknięciu kantyny, rozważaliśmy ofertę automatów  vendingowych, które mogłyby stanąć na terenie firmy. Mieliśmy też inne propozycje rozwiązań usług cateringowych,  które rozważaliśmy. Jednak po spotkaniu z panem Patrykiem, który zaprezentował nam rozwiązania  Lunching, nie chciałem już o niczym innym słyszeć (śmiech).

W Państwa firmie jest obecnie kilka Lunchspotów, czyli miejsc odbioru posiłków. Jak to było, kiedy działała stołówka i większość ludzi była na miejscu? Przenieśmy się na chwilę do czasów sprzed pandemii. 

Pracownicy z całego zakładu musieli udać się na obiad do jednego miejsca. Przychodzili, stali w kolejce i wydawano im posiłki jak w typowej, tradycyjnej kantynie firmowej. 

A wyrabiali się w czasie przerwy? Obszar zakładu jest przecież potężny.

Z tym był problem. Mamy liczne hale produkcyjne i obiekty magazynowe. Powierzchnia zakładu jest znaczna, pracownicy mogą  poruszać się na terenie zakładu rowerami. Pracownicy z najdalszych zakątków zakładu potrzebowali więcej czasu na dotarcie do stołówki, a później jeszcze stali w kolejce. Trudno było się zmieścić w 20-minutowych przerwach. 

Powiedział Pan, że na etapie decyzji brali Państwo pod uwagę szafy vendingowe. Co zdecydowało o tym, że wybrali Państwo Lunching?

Gorące i zrobione na świeżo posiłki. Dodatkowo mając szafy vendingowe, bylibyśmy zobowiązani umową do dofinansowania posiłków, które przekracza wyznaczoną na to kwotę na miesiąc na pracownika. Problem polegał też na ilości lokalizacji, w których musiałyby stanąć szafy vendingowe. Nie każdy chciałby biegać po firmie, potem ze swoim pudełkiem iść na mrozie z powrotem. Firma jest duża, ale niekoniecznie znalazłoby się miejsce na szafy w każdym z wydziałów. Na pewno nie wstawiłbym ich do stołówek, bo tam jest za mało miejsca. Pewnie w grę wchodziłyby korytarze czy tego typu przestrzenie. Są wydziały, gdzie pracuje po kilka osób na zmiany. Postawienie dla nich vendingu było niemożliwe. Teraz mamy z Lunching dostawy do każdej stołówki, w termosie, dzięki czemu ten posiłek zachowuje długo temperaturę. 

Obawy przed wdrożeniem internetowej kantyny

Wiele firm przemysłowych ma obawy przed wdrożeniem wirtualnej stołówki. Czy Pan również je miał?

Ja na początku obawiałem się też, jak to będzie funkcjonować. Pracujemy w ciągłym ruchu 24h i 7 dni w tygodniu. I to rozwiązanie, które zaproponował Lunching, dla mnie również było wielką niewiadomą. Trudno mi było zaakceptować fakt, że wpuszczam na teren firmy kilka samochodów, które we wskazane punkty dostarczają jedzenie do stołówek. 

Czy obawiali się Państwo chaosu i zamieszania?

Nie, raczej nie obawialiśmy się chaosu. Ja obawiałem się tego, czy pracownicy wezmą na siebie odpowiedzialność i będą chcieli sami sobie zamawiać jedzenie, że nie obsłużą aplikacji. To było moje największe zmartwienie. Może też ten transport, o którym wspominałem na początku. Stwierdziłem jednak, że po prostu musimy się dobrze przygotować, poświęciłem czas na  wdrożenie pracowników restauracji dostarczających zamówione posiłki, przygotowałem mapy z lokalizacjami. Pracownicy restauracji zostali przeszkoleni, otrzymali stosowne dokumenty i zgodę na poruszanie się po zakładzie. Dostawcy szybko opanowali proces związany z obsługą cateringową. Jeśli kurierzy się zmieniają, to na początku jeżdżą dwie osoby i przekazują sobie informacje. 

Zawsze coś nowego budzi obawy. Ale proces wdrażania Lunching był fajny i elastyczny. Pracownicy Lunching też bardzo nas uspokajali. Wdrożeniem zajmował się pan Patryk. Na początku nie wyobrażałem sobie, że później zostanie nam przydzielona inna osoba do  obsługi, ale i te obawy były bezpodstawne. Teraz kontakt  z nami ze strony Lunching przejęła pani Kinga i świetnie sobie radzimy. 

Czyli samo wdrożenie wymagało od Was zaangażowania?

Tak. Potrzebny był czas na rozmowy, ale bardzo sprawnie to wszystko poszło.

Podjęli Państwo decyzję o wdrożeniu Lunching pomimo pierwszych obaw.

Tak jest skonstruowany człowiek. Obawiamy się nowości, czasami powstrzymujemy się przed pewnymi decyzjami. A jednak Lunching od początku budził nasze zaufanie, a rozwiązania, które oferował, z naszej strony nie generowały żadnych kosztów.

Wiedziałem, że to jest super produkt. Bo tak naprawdę, co mogło się stać? Mamy obsługę restauracji z Buku, odległych o kilkaset metrów do 2 kilometrów od naszej siedziby, mogących nam przywieźć  gorące posiłki w wyznaczonym czasie.

Dodatkowo Lunching dał mi możliwość organizacji posiłków regeneracyjnych i zamawiania jedzenia dla Zarządu. Mamy wybór restauracji i dań na różnym poziomie cenowym, a wszystko to w jednym miejscu. Mamy też dodatkowe konto dla zamówień pracowników firm zewnętrznych i serwisów. Czasami firmę odwiedzają goście, menedżerowie wyższego szczebla, dla których mogę sprawnie zamówić posiłki. Kieruję te słowa do firm, które obawiają się wdrożenia – nie ma się czego bać, naprawdę!

Zdalnie zamawiane posiłki! Jak to działa?

Czy rozwiązanie Lunching sprawdziło się w Pana firmie?

Lunching to bardzo fajne rozwiązanie. Można powiedzieć, że to taki serwis, który sam sobie gra. Ładnie to się wszystko układa. Mamy trzy restauracje, których kierowcy regularnie kursują. Panowie dostawcy znają przepisy, wiedzą, jakie są prędkości na terenie firmy i przestrzegają tego. Posiłki są dowożone w terminie i pozostawiane na stołówkach wydziałów lub na stołówce w budynku administracyjnym. Jest zachowana anonimowość, na pudełku jest tylko numer pracownika i nic więcej. Pracownik sam sobie zamawia jedzenie w aplikacji Lunching. Sam wie, co zamawia, ile oraz na jaką godzinę. Mamy trzy dostawy dziennie, południową, popołudniową oraz na drugą zmianę. Kiedy mieliśmy stałą stołówkę, a zaczęła się pandemia, udawało nam się wydać 50, może 60 posiłków. W tej chwili w Wavinie mamy ponad 300 osób, które korzystają z obiadów. 

A komunikacja? Czy pracownicy sprawnie przestawili się na zupełnie nowy tryb zamawiania i odbierania posiłków?

Komunikacja działa bardzo sprawnie. Wszystko jest zrobione zdalnie. Nawet w przerwach świątecznych wszystko zostało ustawione – jedna z restauracji była czynna i mogła  realizować  zlecone zamówienia na posiłki. Nie ukrywam, że widzę plusy z tej współpracy i bardzo duże możliwości płynące ze zdalnego sterowania kantyną. Lunching jest bardzo elastyczny. Muszę przyznać, że podchwyciliśmy ten pomysł od razu, kiedy pan Patryk zadzwonił i opowiedział mi, jak to działa.

Mówił Pan, że posiłki pracowników są oznaczone numerem na pudełku. Czy pracownicy mieli trudności z zapamiętaniem tych numerów?

U nas te numery to ID pracownia, które nadaje firma przy zatrudnieniu. Z tym nie ma problemu. Ten sam numer pracownik ma w Lunching, dzięki czemu nie ma możliwości, aby go zapomniał. 

Czy są problemy z odbiorami jedzenia?

Mamy siedem lokalizacji. Jedzenie jest w termosach w jadalni. Pracownik podchodzi i szybko znajduje swój posiłek. Nie mam sygnałów, żeby były z tym kłopoty. Czasami zdarzały się kłopoty z obsługą aplikacji przez telefon, ale to wynikało z tego, że osoba miała stary model telefonu lub zrobiła wcześniej jakiś błąd, nie umiała się zalogować. Ale za każdym razem z pomocą koleżanek, kolegów, moją, szybko wyjaśnialiśmy te problemy.

Widzę ogromny postęp w digitalizacji pracowników. Jeszcze kilka lat temu ciężko było sobie wyobrazić zamawianie posiłków w aplikacji w telefonie przez wszystkich pracowników  biura i produkcji. Dziś nie stanowi to, jak Pan mówi, problemu.

Dokładnie. Pracownicy dostali informacje o tym, jak mają się zalogować. Lunching przygotował tę komunikację na podstawie przesłanych przez nas danych. Aplikacja jest czytelna, szybko uaktualniana, a wybór w menu jest przejrzysty. Szczególnie ważne jest to, że pokazuje, ile środków zostało pracownikowi na koncie, ile ma do wykorzystania. Dużo prościej to wygląda niż w typowej kantynie, którą kiedyś mieliśmy.

Jak to? Na czym polega różnica?

W kantynie pracownik odbijał kartę, odbierał jedzenie i dopiero przy wypłacie miał informację, za ile zjadł. Teraz widzi to na bieżąco i może zdecydować, w jakiej cenie zamawia posiłek. Dzięki temu jest w pełni świadomy, jaka kwota będzie potrącona z jego wynagrodzenia. Osoby, które nie chcą dopłacać, trzymają się swojego założonego limitu, na przykład kwoty miesięcznego dofinansowania.

Na stołówce pracownik widział oczywiście cennik, ale nigdy nie wiedział dokładnie, ile już wykorzystał. W Lunching widzi wszystko i na bieżąco. Wybiera posiłek, godzinę, ma ustawioną już lokalizację (może ją zmienić) i zamawia. Fajna rzecz i działa w przypadku ludzi młodych, ale również osób tuż przed emeryturą. 

Firmy często pytają nas o infokioski,  które chcą postawić dla osób starszych, które ich zdaniem nie poradzą sobie z aplikacją.

My również na początku współpracy z Lunching rozmawialiśmy o dwóch infokioskach, które miały służyć ludziom do zamawiania. Obawialiśmy się, że pracownicy niechętnie będą korzystać z telefonów. Byliśmy już naprawdę blisko zamówienia maszyn, zorientowaliśmy się już co do kosztów, ale okazało się, że infokioski nie są potrzebne, ponieważ wszystko sprawnie poszło. 

Posiłki regeneracyjne i benefit pracowniczy – pod jednym dachem

W zimie, kiedy panują trudne warunki do pracy, część Państwa pracowników otrzymuje posiłki regeneracyjne. Nie myli im się to w aplikacji?

Tylko uprawnieni pracownicy widzą tę opcję na swoim koncie Lunching. Osobną zakładkę stanowi tradycyjne menu z dofinansowaniem. To jest kolejny plus Lunchingu, że jest jedna aplikacja, i każdy pracownik widzi w niej tylko to, co my jako firma mu oferujemy.

Pracownicy, którzy mają posiłki regeneracyjne, mogą jednocześnie zamówić zwykłe posiłki z dofinansowaniem?

Dofinansowanie posiłków funkcjonuje cały czas i jest dostępne dla wszystkich pracowników. Wybrani pracownicy ze względów ustawowych mają dodatkowo posiłki regeneracyjne, ale nie przestają wówczas korzystać również z tradycyjnych posiłków.

W wielu firmach pracownicy odżywiają się kanapkami. Państwo gwarantują ludziom ciepłe, pełnowartościowe obiady każdego dnia. Jakie mają Państwo korzyści jako firma z tego benefitu.

Jak przyszedłem do pracy w Wavin, to dofinansowanie posiłków już było i rzeczywiście dla nas to jest jakby oczywiste. W naszej firmie pakiet socjalny jest dość dobrze rozwinięty. Mamy nie tylko  posiłki, ale również bony świąteczne i wiele innych dodatków. Pracownicy doceniają ilość  benefitów dostępnych w firmie. Ludzie doceniają te rzeczy. Mieścimy się w dzielnicy przemysłowej, skąd do sklepu czy restauracji jest zbyt daleko. Kanapki z domu można zapomnieć i dlatego już w  latach 90. firma uruchomiła na swoim terenie usługę cateringową w formie kantyny która, miała ograniczone ramy czasowe w świadczeniu usługi. Aktualnie pracownicy mają możliwość w różnym czasie zamówić posiłek. Zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik zostaje po godzinach, bo jest jakaś awaria, lub inna trudna sytuacja i wówczas może liczyć na dodatkowy posiłek. Z konta służbowego możemy dodatkowo zamówić więcej posiłków na koszt firmy. Z tego samego konta korzystamy, kiedy mamy gości z zewnątrz.

Wspominał Pan, że nie każdy pamiętałby o zabraniu kanapek. Myślę sobie, że nawet gdyby wszyscy o nich pamiętali, to jednak zimna przekąska, nawet najlepsza kanapka, nie zastąpi człowiekowi ciepłego obiadu.

Tak, to oczywiste. Ciepłe jedzenie to podstawa, ale dla mnie ważna jest też cała logistyka i organizacja pracy. Pracownicy korzystają z lokalnych stołówek, nie tracą czasu. Kanapka zjedzona na wózku widłowym czy przy stanowisku to nie jest to. 

Czyli ważne jest, oprócz samego ciepłego jedzenia, że pracownicy mają zorganizowaną przerwę?

Tak, to jest bardzo istotne. Pracownik jest zmotywowany do tego, aby oderwać się od pracy i zrobić sobie przerwę. Dostawy mamy do 8 stołówek, gdzie można  zjeść posiłek. Każda stołówka wyposażona jest w podstawowy sprzęt kuchenny, mikrofalówkę, szafki, czajnik bezprzewodowy, lodówkę, zlewozmywak oraz automat do zimnych i ciepłych napojów. 

Korzystamy z lokalnej oferty gastronomicznej

Bardzo się cieszę, że opowiedział nam Pan tak szczegółowo, jak działa Lunching “od kuchni”. Myślę, że wiele osób zarządzających posiłkami w firmach produkcyjnych skorzysta z tego  materiału.

Cieszę się. Dodam, jeszcze, że ważne jest to, że korzystamy z tych ofert, które mamy na naszym terenie, w Buku. Te restauracje od dawna pukały do Wavinu, ale nie mieliśmy jak z nimi współpracować. Do tego potrzebna była logistyka, aplikacja do zamówień. Bezpośrednia współpraca z restauracjami byłaby zbyt trudna. 

Lunching umożliwił nam korzystanie z lokalnej oferty gastronomicznej. Jednocześnie pozwolił nam na rezygnację z naszej własnej kantyny, której utrzymanie stało się absurdalnie wysokie i konieczne było znalezienie alternatywy.

Zapytam jeszcze o jakość posiłków. Czy pracownicy są zadowoleni?

Mamy osoby, które decydują się na tradycyjny obiad, czasami pracownicy zamawiają pizzę, jeszcze inni pożywną zupę. Każdy może zdecydować się na to, na co ma ochotę. Nie miałem szczególnych uwag co do jakości jedzenia. Była jedna uwaga o  małą ilość warzyw w którymś z dań, jednak wszystko się mieści w gramaturze. Jakość posiłków w naszej firmie poprawiła się dzięki Lunching. Miałem od razu pozytywny odzew. Jest przede wszystkim większy wybór dań. Smak tych dań różni się od tych, które mieliśmy na typowej firmowej stołówce.

Lunching jest elastycznym rozwiązaniem. Bez zobowiązań możemy zdecydować o zmianie restauracji czy rodzaju posiłków. Kiedyś mieliśmy kucharza, który miał swoją kuchnię i menu, które przygotowywał na miesiąc i wciąż było to samo. To się naprawdę nudziło, miałem bardzo dużo takich sygnałów. Teraz mamy wybór, duże menu.