Pandemia COVID-19 wymusiła na firmach zmianę sposobu myślenia, sprawiając, że modele hybrydowe i praca zdalna stały się dla wielu zespołów normą. Obecnie pomimo tego, że zniesiono większość obostrzeń, masowy powrót do biura wydaje się mało realną wizją. Z perspektywy pracowników home office oznacza bowiem dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Z drugiej strony rozmaite badania pokazują, że niesie ze sobą pewne zagrożenia. Jak przekonać pracowników do stopniowego powrotu do biur po pandemii?
Praca zdalna, która przed pandemią była przywilejem tylko dla wybranych pracowników, obecnie stanowi standard w wielu firmach. Z badań Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej wynika, że aż 92% przedsiębiorców oceniła jej efektywność jako dobrą lub bardzo dobrą. To w połączeniu z faktem, że home office ma szerokie grono zwolenników wśród pracowników, sprawia, że powrót do biur może napotkać na pewne przeszkody.
Pandemia pokazała, że praca zdalna jest możliwa i co więcej: wynikają z niej liczne korzyści. Wśród najczęstszych zalet wymienianych przez pracowników pojawiają się: możliwość godzenia życia osobistego ze służbowym, brak konieczności dojazdu do pracy czy większa elastyczność w planowaniu własnych aktywności. Wszystko to przekłada się przede wszystkim na dużą oszczędność czasu i pieniędzy (m.in. na jedzenie, komunikację miejską itp.). Nic więc dziwnego, że powroty do biur po pandemii mogą wywoływać ogólny sprzeciw zespołu.
Oczywiście na korzyści płynące z home office mogą również liczyć sami pracodawcy. Przy założeniu, że cały zespół przejdzie na tryb zdalny, oszczędzają oni na wynajmie czy utrzymaniu przestrzeni biurowej. W rzeczywistości znaczna część firm rozważa przynajmniej częściowy powrót do pracy stacjonarnej, a więc wdrożenie modelu hybrydowego. Potwierdzają to dane z raportu ManpowerGroup, według którego rok po wybuchu pandemii aż 88% firm deklarowało przywrócenie pracy z biura. Tymczasem na zachowanie home office w 100% mogło pozwolić sobie 1% przedsiębiorstw.
Nie ma jednak wątpliwości, że pracownicy i ich firmy mają zupełnie odmienną wizję przyszłego trybu pracy. Z badań NTT Ltd. wynika, że tylko 21% pracodawców jest za home office przez większą część tygodnia, z kolei 74,8% spodziewa się, że zespół będzie w biurze przez minimum połowę. Co więcej, 79% managerów jest zdania, że ich pracownicy preferują pracę stacjonarną. Tymczasem za powrotem do biur opowiada się jedynie 39% pracowników. Jak pogodzić odmienne oczekiwania, przy uwzględnieniu dobra zespołu i samej organizacji?
Skoro home office niesie istotne korzyści zarówno dla samych pracowników, jak i pracodawców, to co przemawia za powrotem do biur? Pomimo licznych zalet praca zdalna wiąże się z pewnymi trudnościami. Zdaniem 81,5% badanych home office okazał się wyzwaniem dla efektywności organizacji (raport NTT Ltd.), a 81% pracodawców napotkało na wyzwania w zakresie rekrutacji (ManpowerGroup). Dodatkowo problemy bardzo często pojawiają się w kwestii delegowania zadań, mierzenia efektywności działań czy utrzymania integracji zespołu.
Co istotne, wiele firm, które planują powrót do biur pandemii, argumentuje swoją decyzję chęcią dbania o well-being pracowników. Nie ma bowiem wątpliwości, że tryb pracy zdalnej wiąże się z długotrwałą izolacją, a także ze znacznym obciążeniem naszego mózgu. Bardzo często w tym kontekście mówi się o syndromie “zoom fatigue”. Mowa o wpływie częstych wideokonferencji na m.in. poczucie zmęczenie czy spadek koncentracji. Potwierdzają to zresztą badania firmy CBRE, które przeprowadzono wśród pracowników zdalnych. 4 na 10 respondentów przyznało, że home office wiąże się z większym zmęczeniem niż praca stacjonarna. Dodatkowo 37% pracowników skarżyło się na zachwianą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Według raportu Pracuj.pl “Wady i zalety pracy zdalnej w czasach nowej normalności” 55% respondentów uważa, że taki tryb pracy spowodował rozluźnienie relacji towarzyskich ze współpracownikami. Co więcej, 44% badanych przyznaje, że podczas home office odczuwa czasami samotność i tęsknotę za pracą w zespole.
Aby powrót do biur nie okazał się emocjonalną huśtawką, warto dokładnie zaplanować jego organizację. Przede wszystkim należy zorientować się, ilu pracowników reflektuje pozostanie na home office i czym argumentują swoją decyzję. Dobrym pomysłem jest więc przeprowadzenie ankiety dotyczącej powrotu do biura, która pozwoli zbadać nastroje członków zespołu. Wśród pytań warto poruszyć m.in. takie kwestie jak:
W trakcie konstruowania ankiety, warto mieć w zanadrzu określone działania, a nie planować je dopiero po uzyskaniu wyników. Przechwycenie propozycji w treści pozwoli nie tylko przekonać pracowników do rozważenia powrotu, ale i zaproponować im gotowe rozwiązania. Gdy pada pytanie o preferowane obowiązki do wykonywania stacjonarnie, można podać przykład burzy mózgu czy spotkań z klientami, a tym samym od razu zastanowić się, jak dostosować przestrzeń biurową do takich zadań. Oczywiście ankieta nie powinna zakładać jedynie pozornego wyboru pracowników. Nie należy zatem zamykać się na inne propozycje, ale wsłuchiwać się w potrzeby zespołu.
Jak firmy zachęcają pracowników do powrotu do biura?
Z badań przeprowadzonych przez firmę Cushman & Wakefield wynika, że aż 52% pracodawców nie przygotowało żadnych planów, aby zachęcić pracowników do powrotu. Pozostałe firmy stawiają na kampanię informacyjną (21%), zmianę aranżacji biura (19%), dodatkowe miejsca parkingowe (11%) oraz jednorazowe eventy (11%).
W okresie pandemii pracownicy zmierzyli się z niepokojem, silnym stresem oraz ciągłymi zmianami. Z dnia na dzień musieli przerzucić się na pracę zdalną, co wiązało się z koniecznością przeorganizowania codzienności, ale i domowej przestrzeni. Nie ma co się oszukiwać: większość ludzi nie lubi zmian. Dlatego nagłe poinformowanie zespołu o konieczności powrotu do biura może wywołać taki sam stres i niepokój, jak wieść o przejściu na home office na początku pandemii. Zwłaszcza teraz, gdy zespół przyzwyczaił się do nowego trybu pracy i dostrzega jego liczne zalety.
Warto zatem nie naciskać na pracowników i nie wysyłać powiadomień z odgórnym terminem powrotu do firmy. Zmiany należy wprowadzać stopniowo, proponując np. model hybrydowy. Początkowo może to być nawet jeden dzień w tygodniu, w ramach którego zespół będzie miał okazję do odbudowania więzi oraz sprawdzenia, co się zmieniło w przestrzeni biurowej czy w kulturze organizacji. Dobrym rozwiązaniem jest organizowanie rozmaitych wydarzeń (np. wspólnych, bezpłatnych śniadań w wybrany dzień tygodnia), które okażą się dobrą okazją do odwiedzenia siedziby.
Powrót do biura warto przedstawić pracownikom jako pewien proces, informując tym samym o każdym etapie z odpowiednim wyprzedzeniem. Duże firmy, którym zależy na tym, aby zespół pracował stacjonarnie przez większą część tygodnia, powinny zatem zachęcać pracowników do stopniowego powrotu do biura (np. na początek min. 4 dni w miesiącu). Jednocześnie dobrze, jeśli uprzedzą, iż w długoterminowej perspektywie zależy im na zwiększeniu częstotliwości (np. do 10 dni w miesiącu).
Terapia szokowa w postaci odgórnego polecania może wywołać nie tylko sprzeciw zespołu, ale i doprowadzić do niedoborów kadrowych. Z badań LiveCareer Polska wynika, że 12% pracowników twierdzi, że się zwolni, jeśli nie otrzyma możliwości pracy zdalnej.
Jeśli firma chce zachęcić swój zespół choćby do częściowej pracy stacjonarnej, musi odpowiednio przygotować swoje biuro. Poza względami bezpieczeństwa, chodzi tu przede wszystkim o dostosowanie przestrzeni do nowych obowiązków i zadań zespołu. Pomimo tego, że pandemia się kończy, trudno wyobrazić sobie, że firmy całkowicie zrezygnują z wideokonferencji. Zwłaszcza w ramach spotkań z zagranicznymi kontrahentami lub osobami na home office. Warto zatem tak zaaranżować biuro, aby pracownicy mieli miejsce na prowadzenie takich rozmów w ciszy i spokoju.
W aranżacji przestrzeni biurowej mogą pomóc odpowiedzi udzielane w ankiecie. Dotyczy to przede wszystkim kwestii, jaki typ zadań pracownicy preferują wykonywać stacjonarnie. Przykładem może być burza mózgu, a więc twórcze rozwiązywanie danego problemu w grupie. Zdecydowanie lepiej taki proces przeprowadza się stacjonarnie niż online, o ile dysponujemy przestronnym, komfortowym pomieszczeniem z tablicą do zapisywania pomysłów. Należy jednocześnie wdrożyć system (np. aplikację), która pozwoli pracownikom rezerwować salki, pokoje do wideokonferencji, a nawet miejsca parkingowe.
Co więcej, aby powrót do biura okazał się mniejszym szokiem, warto zadbać o przestrzenie, które chociaż w małym stopniu odwzorowują warunki domowe. Z tego względu coraz częściej firmy decydują się na zaaranżowanie chilloutroomów, gdzie pracownicy mogą efektywnie zrelaksować się w trakcie przerwy. Co istotne, jeszcze przed pandemią pracownicy oczekiwali dostępu do taniej stołówki lub dobrze wyposażonej kuchni (raport Pracuj.pl “Polacy o jedzeniu w pracy”).
Mówi się, że średni czas kształtowania się nawyku wynosi od 20 do 70 dni. Nic dziwnego, że w ciągu 2 lat pracy zdalnej pracownicy wyrobili sobie przyzwyczajenia, z których teraz trudno im zrezygnować. Zaoszczędzony czas i pieniądze mogli przeznaczać na rozmaite cele, które warto rozpoznać w ramach wspomnianej ankiety.
FOMO ustępuje miejsca HOGO?
Bardzo często w artykułach poświęconych powrotowi do biur pojawia się wątek FOMO, a więc wykorzystywanie strachu przed tym, co nas ominie. Tymczasem pandemia spowodowała, że coraz częściej mówi się o syndromie HOGO, a więc trudności z wychodzeniem z domu (m.in. w wyniku nowych przyzwyczajeń po pandemii).
Duże firmy starają się już reagować na potencjalne obawy lub zrekompensować ewentualne straty w formie benefitów pracowniczych. Stąd też pojawiają się dopłaty do dojazdów, darmowe miejsca parkingowe, opieka nad dziećmi czy możliwość przyjścia z psem do pracy. Google zachęca do powrotu do biur, wręczając pracownikom elektryczne hulajnogi… Nie brakuje też firm, które proponują podwyższanie pensji lub dużą elastyczność w kwestii urlopu.
Pomysłów jest wiele, należy jednak pamiętać, aby odpowiadały na realne potrzeby zespołu i pomagały mu stopniowo wrócić do dawnej rzeczywistości. Warto zatem pomyśleć o zapewnieniu bezpłatnych posiłków lub dofinansowaniu obiadów w miejscu pracy. Taki benefit pozwoli nie tylko zaoszczędzić pracownikom pieniądze, ale i czas (na przygotowanie jedzenia w wolnych chwilach). Dodatkowo wspólne posiłki stanowią doskonały sposób na integrację zespołu. Z raportu Pracuj.pl wynika, że dla 56% respondentów to dobra okazja do poznania nowych osób. Z kolei 53% badanych postrzega je jako szansę do budowania relacji ze współpracownikami.
Planując powrót do biura, warto przede wszystkim postawić na otwartą i transparentną komunikację. Należy również pamiętać, że kolejne zmiany mogą wiązać się z dużym stresem i niepokojem u pracowników, dlatego w rozmowach z zespołem konieczna jest empatia i wyrozumienie. Warto również szukać rozwiązań, które będą odpowiadać na obawy związane z powrotem do biura. Jednym z nich może być dofinansowanie posiłków, które pozwoli Twojemu zespołowi zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale i czas (na przygotowania dania w domu). W ostatnim czasie zgłasza się do nas coraz więcej firm, które planują bezstresowy powrót do biura. Jednym z jego elementów jest właśnie dostęp do smacznych i pożywnych posiłków w formie benefitu. Poniżej przedstawiamy 3 przykłady naszych klientów, u których takie rozwiązanie przyniosło pożądane efekty.
Na początek firma IT z Wrocławia, której zależało na wzmocnieniu więzi w zespole poprzez wspólny lunch. Dlatego w każdy wtorek i czwartek finansuje ona w 100% posiłki dla swoich pracowników w biurze. Jak widać na poniższym obrazu, właśnie w te dni wyraźnie wzrosła liczba osób pojawiających się w siedzibie.
O powrocie do biura myślała również firma z branży logistycznej, która już wcześniej zapewniała posiłki z Lunchingiem. Aby jednak zmotywować pracowników biurowych do częstszych wizyt w biurze, zwiększyła limit dofinansowania o 40%. Razem przeprowadziliśmy akcję komunikacyjną informującą o nowej wartości benefitu lunchowego. W efekcie liczba pracowników pracujących w biurze wzrosła z 12 do 35%.
Wśród naszych klientów znalazł się także producent gier, który postawił na dzienne dofinansowanie posiłków w wysokości 40 zł. Decyzja ta wynikała z chęci zintegrowania zespołu po 2 latach pandemii i pracy zdalnej. Poniżej widać, jak m.in. benefit lunchowy wpłynął na coraz częstsze wizyty pracowników w biurze.
Szukasz sposobu na zmotywowanie pracowników do powrotu do biura? Jednym z elementów Twojej strategii może okazać się benefit lunchowy. Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów, zgłoś się do nas!