Czy wszystkie posiłki regeneracyjne są zwolnione z podatku i składek ZUS?
Tak, posiłki regeneracyjne, czyli inaczej mówiąc profilaktyczne, są całkowicie zwolnione od obowiązku płacenia od nich podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne (także ubezpieczenie zdrowotne). Zwolnienie z oskładkowania wynika z $ 2 ust.1 pkt 6 rozporządzenia ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). Przepis ten dotyczy również sytuacji, gdy pracodawca zapewnia przygotowanie posiłków przez pracowników we własnym zakresie z otrzymanych przez niego produktów. Natomiast najważniejsze jest to, aby przekazywane posiłki były klasyfikowane rzeczywiście jako regeneracyjne, aby nie było co do tego wątpliwości. Należy upewnić się, że na liście osób, którym dajemy takie posiłki, są osoby, których praca spełnia warunki pracy w ciężkich warunkach. Tu polecam pierwszy artykuł na blogu Lunching z serii posiłki regeneracyjne. A druga sprawa to to, w jakiej formie są przekazywane.
Jakie formy przekazania posiłku regeneracyjnego pracownikom dają pewność, że będą spełnione normy prawne?
Najbezpieczniej jest zorganizować posiłki regeneracyjne za pośrednictwem firm dostarczających dania w godzinach pracy, takich jak Lunching, lub we własnej kantynie. Opowiem więcej o wszystkich możliwościach w punktach:
Jedzenie na dowóz – umowa z restauracją
Podpisujecie umowę z wybraną restauracją, która przygotowuje i dostarcza posiłki do wybranych miejsc o określonym czasie. W tym przypadku musicie mieć osobę, która regularnie będzie przekazywać restauracji ilość potrzebnych dań. Wasi pracownicy w razie reklamacji kontaktują się z Waszym koordynatorem, który przekazuje wszystko restauracji. Jeśli dania się znudzą, musicie szukać samodzielnie nowego dostawcy. Z pewnością taki sposób na organizację posiłków będzie generować dodatkowe obowiązki dla Waszej administracji. Nie macie też kontroli nad ilością posiłków potrzebnych każdego dnia. Zazwyczaj dochodzi do tego, że część posiłków, za które płacicie, marnuje się.
Jedzenie na dowóz – umowa z Lunching
Jeśli współpracujecie z Lunching, to dania również przygotowują restauracje. Różnica polega na tym, że to Lunching podpisuje umowę z restauracją i stoi na straży jakości i terminowości. W tym przypadku również są możliwe różne godziny dostaw dla każdej zmiany, kilka miejsc odbioru posiłków (tzw. Lunchspoty). Możecie zamówić konkretną liczbę dań z tygodniowym lub miesięcznym wyprzedzeniem z konta koordynatora. Inna opcja zakłada organizację posiłków w sposób zdecydowanie bardziej optymalny, niegenerujący strat oraz taki, który w razie kontroli jest absolutnie bezpieczny. Na czym to polega?”
Możecie przekazać pracownikom aplikację Lunching. Mogą ją otworzyć na swoich telefonach lub w Infokioskach na terenie zakładu pracy. Każdy pracownik ma wówczas swoje konto na Lunching i zamawia posiłek na danych dzień lub kolejne dni. Je to, na co ma ochotę i zamawia tylko wówczas, kiedy jest w pracy. Sam fakt, że pracownik ma udostępnioną aplikację do zamówienia posiłku, sprawia, że spełniacie swój ustawowy obowiązek jako pracodawca. Nawet jeśli pracownik zapomni zamówić posiłek, nie ponosicie za to odpowiedzialności. W razie nieobecności, nie macie strat. W menu pracowników są oczywiście dania z jednej lub kilku restauracji czy barów. To menu ustalacie wcześniej, aby dania miały odpowiednią kaloryczność, a ich cena mieściła się w wyznaczonych przez Was ramach.
Posiłki wydawane w kantynie
Jeśli posiadacie własną stołówkę, to w tym przypadku nie ma żadnych wątpliwości. Jedzenie jest przygotowywane na miejscu i wydane pracownikom w trakcie pracy. To tradycyjne rozwiązanie istnieje w wielu zakładach pracy. Utrzymanie stołówki jest jednak bardzo kosztowne.
Czy dopuszczalne są też inne formy?
Powyższe trzy formy, czyli restauracja z dostawą, Lunching lub kantyna, zapewniają nam, że posiłek jest w formie gotowego ciepłego dnia o określonej kaloryczności i przekazanego o konkretnej godzinie. Tylko jeśli z powodów organizacyjnych lub z powodu rodzaju pracy nie możecie zapewnić pracownikom gotowych posiłków, nowelizacja przepisów z 2019 r. umożliwia Wam inne formy. Mogą to być: “bony, talony lub kupony itp. uprawniające do otrzymania gotowego posiłku lub produktów, z których można go przygotować”. Specjalnie daję tu cudzysłów, aby podkreślić, że taki zapis konkretnie widnieje w tym przepisach. Zatem, jak możemy to interpretować? Rozbijmy to na konkretne formy. Wskażę przy każdej z nich, na co należy zwrócić uwagę:
Produkty spożywcze
Jeśli Wasz pracownik pracuje w miejscu, gdzie nie dojedzie żadna z restauracji i nie macie kantyny na miejscu, to możecie przekazać im produkty. Z nich pracownik może przygotować sobie samodzielnie posiłek.
Nie jest określone dokładnie, jakiego rodzaju mają to być produkty, jednak zważywszy na fakt, iż mają to być posiłki regeneracyjne, produkty powinny posiadać odpowiednią wartość energetyczną.
Ważną rzeczą jest, aby stworzyć pracownikom możliwość przygotowanie ciepłych posiłków. W tym celu należy zorganizować np. mikrofalę bądź inne urządzenie, które pozwoli na przygotowanie ciepłego dania.
Talony i bony żywieniowe
Za ich pomocą pracownik może kupić sobie produkty spożywcze i samodzielnie przygotować posiłek (patrz pierwszy punkt). Może również kupić za nie gotowe dania, jeśli w pobliżu jest restauracja honorująca taką formę płatności. Uwaga, talony i bony mogą być zwolnione z opodatkowania tylko wtedy, gdy jest pewne, że uprawniają do otrzymania posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (& 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego). Wasz pracownik nie może wymienić ich na żadne inne produkty, alkohol czy papierosy. Jeśli ma taką możliwość, nie możecie uznać ich za formę posiłków regeneracyjnych.
Posiłki udostępnione po godzinach pracy, jak również realizowanie w tym czasie talonów, bonów i kuponów żywieniowych nie podlega zwolnieniu z opłacania składek.
Posiłki profilaktyczne niezależnie od ich formy powinny być zapewnione podczas przerw w czasie pracy ( po 3 lub 4 godzinach pracy) zgodnie z & 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. 1996r. nr 60, poz. 279 ze zm.)
Karty lunchowe
Mówię tu o kartach przedpłaconych, które zasila pracodawca i za pomocą których pracownik płaci za posiłki w wybranych punktach i lokalach gastronomicznych. W przepisie wymienione są “bony, talony lub kupony itp.” Karty lunchowe nie są tu konkretnie wymienione, dlatego pracodawcy zgłaszają się do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) o interpretację, czy mogą zaliczyć karty do dopuszczalnych form posiłków regeneracyjnych i czy mogą one być zwolnione od podatku. W Internecie znajdziemy interpretację KIS o numerze 0113-KDIPT2-3.4011.68.2018.1.DS wydaną na życzenie jednego z pracodawców. Fiskus zgodził się w tej interpretacji ze stanowiskiem, że spółka nie musi doliczać dodatkowego przychodu do wynagrodzeń pracowników i potrącać z niego zaliczki na podatek. Po kilku miesiącach dziennik Rzeczpospolita doniósł, że “skarbówka zmieniła zdanie”, i już w interpretacji KIS o numerze 0113-KDIPT2-3.4011.552. 2018.3.SJ, na wniosek innej firmy, przeczytamy jasno, że karty powinny być opodatkowane.
Każda firma może wystąpić z wnioskiem do KIS o kolejną interpretację. Osobiście jednak nie widzę możliwości, aby karty lunchowe spełniały warunki posiłków regeneracyjnych określone w ustawie. Tu ponownie odwołam się do pierwszego artykułu na blogu Lunching, gdzie znajdują się dokładne wytyczne. Najważniejsze jest to, że posiłki te muszą być wydane 3-4 godziny od rozpoczęcia pracy i muszą mieć określoną kaloryczność. Nie widzę możliwości, aby skontrolować to, co i kiedy pracownik kupuje przy użyciu kart.
Czy zamiast posiłków firma może przekazać pracownikowi ekwiwalent pieniężny?
Przepisy jednoznacznie mówią, że nie ma takiej możliwości, aby zamiast jedzenia czy picia pracownicy w ramach posiłków regeneracyjnych otrzymali ekwiwalent pieniężny. Celem posiłków i napojów profilaktycznych jest to, aby doszło do realnej regeneracji organizmu obciążonego pracą w warunkach szczególnie uciążliwych. W razie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, środki te mogłyby być przez pracownika wydane na zupełnie inny cel, dlatego ustawa nie przewiduje tutaj żadnych ustępstw. Jeśli praca jest ciężka, warunki atmosferyczne są wymagające, musicie zadbać o swoich pracowników między innymi właśnie dzięki solidnemu podejściu do organizacji posiłków. Jeśli macie opcję, aby były to ciepłe, pełnowartościowe dania – starajcie się z tej opcji skorzystać. Dzięki temu pracownicy będą zregenerowani, zdrowi, a to z pewnością wpłynie pozytywnie na ich przywiązanie do pracodawcy. Mnie przekonała do tego Diana Buzalska-Wolańska, dietetyczka kliniczna, z którą wywiad przeczytacie na blogu Lunching.
Jakie dokumenty należy przedstawić w razie kontroli podatkowej?
Jeśli pracodawca zatrudnia powyżej 50 pracowników, ma obowiązek tworzenia regulaminu pracy. W takim przypadku informacja o posiłkach regeneracyjnych i podstawy do ich wydawania powinna być zawarte w regulaminie. W przypadku braku regulaminu pracodawca powinien przedstawić w razie kontroli podstawy do wydawania posiłków regeneracyjnych. Dokumentem niezbędnym przy kontroli jest dowód zakupu posiłków regeneracyjnych lub artykułów spożywczych do przygotowania posiłku.
A teraz ważne pytanie, ponieważ w internecie znajdziemy bardzo różne interpretacje. Jeśli posiłki w firmie otrzymują również osoby, które nie kwalifikują się do otrzymania posiłków profilaktycznych, ale pracodawcy chcą im po prostu zapewnić jedzenie w pracy, to czy pracodawca może być również w tym przypadku zwolniony od podatku? Czy możemy przyjąć, że wartość posiłków stanowi koszt uzyskania przychodu?
Czytałam opinię, że takie posiłki mogą również być zwolnione z podatku dochodowego, jeśli uznamy, że jest to wydatek ponoszony na rzecz pracowników, dzięki którym działa firma. Zaciekawiło mnie to, więc przed naszym spotkaniem zaczerpnęłam opinii u kilku osób zajmujących się podatkami. Osobiście zajmuję się BHP, więc wolałam się upewnić. Zdaniem ekspertów, taka interpretacja nie wystarczy do tego, aby nie płacić podatku od dochodu w przypadku posiłków niekwalifikujących się jako posiłki profilaktyczne. Jest to bardzo ryzykowne w razie kontroli.
W jaki sposób ująć koszt dotyczący posiłków regeneracyjnych w podatkowej księdze?
Świadczenia dotyczące zapewnienia pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów nie powinny być utożsamiane z wynagrodzeniem za pracę. W związku z tym wydatek związany z zapewnieniem posiłków profilaktycznych nie podlega ujęciu w podatkowej księdze w kolumnie 12. Wydatek ten należy ująć w kolumnie 13 ”pozostałe wydatki”.
Przypomnijmy jeszcze raz wszystkie przepisy, które regulują posiłki regeneracyjne, czyli inaczej mówiąc profilaktyczne
Kodeks pracy z 1974 r. Art. 232.“Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.”
Link do kodeksu pracy
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
Link do rozporządzenia
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 czerwca 2019 r. zmieniające wcześniejsze rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów z 1996 r.
Link do rozporządzenia
Data publikacji i stan prawny: 26.10.2021 r.
Rozmawiała Danuta Pawlik
Katarzyna Kwasek-Janik jest specjalistką ds. BHP oraz inspektorką PPOŻ, prowadzi swoją firmę Partner BHP. Od 2008 r. pomaga firmom – zarówno z sektora małych i średnich, jak i dużych przedsiębiorstw – utrzymać kompletną dokumentację BHP i przeszkolić zespół, tak, aby pracownicy nabywali praktyczną i potrzebną wiedzę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
