Posiłki dla pracowników – możliwe formy organizacji i finansowania

Wprowadzenie posiłków dla pracowników może przynieść firmie wiele korzyści, wpływając m.in. pozytywnie na jej wizerunek czy integrację zespołu. Nic więc dziwnego, że coraz więcej pracodawców szuka sposobu na ich organizację. Z całą pewnością dostęp do ciepłych posiłków w firmie wpływa korzystnie na codzienne samopoczucie i efektywność pracowników. Zespół powinien mieć zatem możliwość zjedzenia pożywnego dania w trakcie wielogodzinnego dnia pracy. Badania potwierdzają jednak, że jeśli pracodawca nie zapewni dostępu do posiłków w firmie, nawyki żywieniowe pracowników odbiegają znacząco od ideału.

Oczywiście decyzja o organizacji jedzenia może częściowo wynikać z obowiązujących przepisów prawa, a ściślej mówiąc art. 232 Kodeksu pracy. Mowa o posiłkach regeneracyjnych, które powinny spełniać określone wymogi. Wielu pracodawców decyduje się jednak dobrowolnie zapewnić posiłki dla pracowników. Dlaczego? Bo to doskonała forma motywacji i sposób na zwiększenie konkurencyjności na rynku pracy.

Stoisz właśnie przed wyzwaniem, jakim jest organizacja posiłków dla pracowników, lub masz wątpliwości w kwestii rozliczeń? Zapoznaj się koniecznie z naszym artykułem. Odpowiemy Ci na szereg nurtujących pytań, w tym m.in.: kiedy pracownikowi należy się posiłek? Podpowiemy także, dlaczego warto zdecydować się na dofinansowanie, nawet jeśli firmy nie obligują do tego przepisy. I co istotne: jakie są możliwe sposoby organizacji posiłków dla firm?

Jak Polacy jedzą w pracy?

Rozmaite statystyki wskazują, że Polacy nie jedzą regularnie w pracy, a ich nawyki żywieniowe daleko odbiegają od zbilansowanej diety. Wystarczy przyjrzeć się wynikom badań Instytutu Homini, z którego wynika, że o jedzeniu zaczynamy myśleć dopiero wtedy, gdy jesteśmy głodni. Według badań około 68% Polaków nie ma jednak czasu, aby wyjść z pracy i zjeść obiad. W konsekwencji co 10 osoba nie spożywa żadnego posiłku, a znaczna część sięga po niezdrowe przekąski. 

Problemem jest zatem nie tylko nieregularność, ale i jakość odżywiania w pracy. Ze wspomnianych badań wynika bowiem, że niemal połowa Polaków sięga wyłącznie po słodycze lub kanapki.  Współczesne publikacje wskazują również, że w posiłkach dla pracowników dominują często produkty wysoko przetworzone, a mało w nich niestety warzyw i owoców.

63% Polaków odczuwa głód w pracy (Dailyfruits)

40% pracowników je tylko kanapki

10% osób nic nie je w pracy

Jakie są więc przyczyny złego odżywiania w pracy? Źródeł tego problemu można się doszukiwać m.in. w zbyt małej ilości czasu na samodzielne przygotowanie jedzenia w domu. Nie bez znaczenia jest również codzienne tempo, w konsekwencji czego trudno czasami wyrwać się do sklepu czy pobliskiej restauracji. Ponadto, piętnastominutowa przerwa okazuje się często niewystarczająca, zważając np. na długie kolejki w kantynach.  

Kolejną częstą przyczyną jest brak dostępności ciepłych i odpowiednio zbilansowanych posiłków w pracy. Ponadto, nawet jeśli w pobliżu lub na terenie firmy funkcjonuje miejsce, gdzie można zakupić coś do jedzenia, to nierzadko cena lub jakość obiadów odbiegają od oczekiwań pracowników. 

Konsekwencje dobrego i złego odżywiania w pracy

Nie ma wątpliwości, że jakość odżywiania w pracy wpływa na efektywność Twojego zespołu. Z badań Światowej Organizacji Zdrowia wynika, że regularne posiłki przekładają się na zwiększenie wydajności pracowników o 20%. Z kolei Health Enhancement Research Organisation w swoim raporcie wskazuje, że efektywność ta jest nawet o 25% wyższa. Nietrudno zatem domyślić się, że organizacja posiłków dla pracowników pozwala nie tylko zadbać o dobro zespołu, ale niesie również szereg korzyści dla samej firmy.

150% zwrotu z inwestycji w dofinansowanie posiłków dla pracowników (Na podstawie International Labour Organization)

Wśród konsekwencji regularnego i zdrowego odżywiania w pracy należy wymienić przede wszystkim: 

• lepszy stan zdrowia (mniejsza liczba absencji),
• poprawę codziennego samopoczucia (o około 40%),
• zwiększoną produktywność i efektywność wykonywanych zadań (o ok. 20-25%),
• mniejszy poziom odczuwanego zmęczenia (o około 30%).

Z kolei niska jakość lub całkowity brak posiłków w pracy niesie ze sobą szereg poważnych skutków, co przekłada się na zdrowie oraz wydajność w trakcie 8-godzinnej aktywności zawodowej. Do najczęstszych konsekwencji złej diety lub odczuwania głodu należą: 

• zmniejszona odporność (a co za tym idzie: większa podatność na rozmaite infekcje itp.), 
• wyższe ryzyko wielu chorób m.in. cukrzycy, insuliodporności, otyłości itd.
• brak energii do działań (uczucie zmęczenia i znużenia w trakcie wykonywania obowiązków), 
• spadek nastroju (m.in. nerwowość i podatność na stres).

Jak zorganizować posiłki dla pracowników?

Bez względu na to, czy Twoja firma jest zobligowana do zapewnienia posiłków dla pracowników, czy chce ich po prostu wspierać w realizacji codziennych potrzeb, kluczowy jest dobór odpowiedniego sposobu organizacji. Warto w tym aspekcie wziąć pod uwagę zarówno oczekiwania zespołu, jak i optymalne warunki dla pracodawcy. Co więcej, dobór określonego sposobu organizacji posiłków dla pracowników może zależeć od charakteru branży, w której działa firma. 

87% pracowników chciałoby mieć dostęp do taniego jedzenia w miejscu pracy (Pracuj.pl)

Posiłki dla pracowników w firmach biurowych i usługowych

Jeśli organizujesz posiłki w firmach przemysłowych lub logistycznych, przejdź do sekcji „Firmy przemysłowe i logistyczne

Dla pracowników biurowych kluczowymi aspektami będą: 

• stosunek ceny do jakości, 
• bogate menu (różnorodność diet i kuchni),
• komfort w trakcie zamawiania i płatności.

W przypadku pracodawcy bardzo ważne są z kolei takie kwestie jak:

• ceny posiłków, 
• koszty związane z organizacją posiłków,
• poziom zaangażowania działów HR/administracji w obsługę i rozliczenia.

Wirtualna Kantyna (Lunching)

Komfortowym sposobem na organizację posiłków dla firm biurowych jest wirtualna stołówka. To nowoczesna aplikacja do zamawiania jedzenia, która skupia w sobie oferty lokalnych restauracji. Co więcej, posiłki dla pracowników dostarczane są o wyznaczonej godzinie do określonych punktów w firmie (tzw. lunchspotów). 

ZALETY: 

Dla pracownika: 

• brak minimalnej kwoty zamówienia,
• bezpłatna i bezkontaktowa dostawa,
• ciepłe i świeże posiłki dla pracowników z różnorodnego menu od lokalnych dostawców, 
• rozbudowana oferta: jedzenie z dostawą, diety pudełkowe, lunche pudełkowe, odbiór osobisty dania,
• wygodny i szybki system zamawiania (średnio w 34 sekund za pomocą strony www czy aplikacji),
• bezgotówkowe płatności, 
• opcja zamówienia posiłku w biurze czy w trakcie pracy zdalnej,
• możliwość zgłoszenia swojej ulubionej restauracji do systemu. 

Dla pracodawcy: 

• brak długoterminowych umów i zobowiązań, 
• brak kosztów za wdrożenie i obsługę platformy, 
• dostawa po stronie Lunchingu,
• każdy pracownik zamawia posiłek samodzielnie, 
• system dostosowany do pracy stacjonarnej, home office i hybrydowej,
• Biuro Obsługi Klienta Lunching dostępne cały czas w aplikacji, 
• brak konieczności spełniania wymogów lokalowych, 
• system dostępny w 3 językach (polski, angielski i ukraiński).

WADY:

Dla pracownika: 

• konieczność złożenia zamówienia do określonej godziny, 
• oferta posiłków zależna od lokalnych dostawców. 

Dla pracodawcy: 

• konieczność zorganizowania przestrzeni do spożywania posiłków. 

Estymowane koszty organizacji: 

Ceny posiłków dla pracownika: różnorodna oferta restauracji sprawia, że ceny dopasowane są do możliwości każdego pracownika. Dodatkowo nie są oni obarczeni dodatkowymi kosztami dostawy czy minimalną kwotą zamówienia.
Koszt dla pracodawcy: brak kosztów związanych z organizacją posiłków w firmach.

Karty lunchowe

W firmach biurowych i usługowych wykorzystywane są także karty lunchowe dla pracowników (zazwyczaj w formie prepaid).  Za ich pomocą członkowie zespołu mogą płacić za posiłki w honorowanych restauracjach i sklepach spożywczych. Oczywiście karty lunchowe wymagają wcześniejszego zasilenia, dlatego metoda ta wymusza niejako konieczność dofinansowania po stronie pracodawcy.  

ZALETY KART LUNCHOWYCH:

Dla pracownika: 

• karty o nieograniczonym zakresie uprawniają do zakupu wszystkich rodzajów produktów, 
• karty ograniczone do gastronomii pozwalają na wybór dowolnej pozycji z oferty restauracji (w tym m.in. alkoholu),
• wygodne rozwiązanie dla pracowników, którzy przebywają często poza siedzibą firmy np. w trakcie delegacji.

Dla pracodawcy: 

• brak obciążenia HR/administracji w kwestii organizacji i dostawy posiłków, 
• brak konieczności spełniania wymogów lokalowych.

WADY KART LUNCHOWYCH: 

Dla pracownika:

• bardzo często brak możliwości skorzystania z karty w miejscu pracy (jeśli w pobliżu firmy nie ma lokali/sklepów honorujących system). 
• różnorodność menu zależy przede wszystkim od oferty pobliskich restauracji,
• niewykorzystane środki zazwyczaj przepadają po upływie ważności karty.

Dla pracodawcy:

• forma ta wymaga dofinansowania posiłków dla pracowników ze strony firmy,
• dużo obowiązków dla działów HR/administracji (konieczność dystrybucji, ewidencji odbioru oraz wymiany po upływie daty ważności), 
• dodatkowe koszty (związane m.in. z wymianą kart, prowizją za transakcję itd.),
• niewykorzystane przez pracowników środki zwykle przepadają.

Estymowane koszty: 

Ceny posiłków dla pracownika: uzależniona od oferty lokalnych restauracji.

Koszty dla pracodawcy: należy uwzględnić dodatkowe opłaty za prowizję czy wymianę nowej karty po upływie daty ważności. 

Automaty Vendingowe

Obecnie na rynku dostępne są także maszyny vendingowe z gorącymi daniami, które umieszczane są na terenie firmy. To dobry wybór dla biur, które nie dysponują odpowiednio dużą przestrzenią do organizacji np. stołówki, a chcą zapewnić swoim pracownikom szybki dostęp do ciepłych posiłków.  

ZALETY MASZYN VENDINGOWYCH:

Dla pracownika: 

• stosunkowo niskie ceny dań
• dostępność 24 h na dobę i 7 dni w tygodniu,
• krótki czas oczekiwania na posiłek.  

Dla pracodawcy: 

• brak obowiązków po stronie HR/administracji w ramach zamówień czy obsługi dostaw jedzenia, 
• zaopatrywanie i serwisowanie maszyn po stronie operatora. 

WADY MASZYN VENDINGOWYCH:

Dla pracownika:

• mała różnorodność posiłków, 
• jedzenie nie jest przygotowywane na miejscu,
• konieczność posiadania przy sobie gotówki lub karty płatniczej, 
• ryzyko wyczerpania zapasów na dany dzień. 

Dla pracodawcy: 

• dodatkowe koszty lub konieczność utrzymania sprzedaży na określonym poziomie (aby cieszyć się bezpłatnym serwisem i utylizacją resztek),
• termin ważności jedzenia do 48h. 

ESTYMOWANE KOSZTY:

Ceny posiłków dla pracownika: wahają się pomiędzy od ok. 8 a 18 zł (w zależności od dostawcy).

Koszty dla pracodawcy: zależą od ustalonego modelu współpracy (m.in. określonego minimum sprzedażowego oraz tego, kto płaci za niewykorzystane posiłki). Pracodawca musi się również liczyć z niewielką opłatą za dzierżawę (kilkanaście złotych za dzień) oraz za pakiet usług serwisowych. 

 

Tradycyjna stołówka pracownicza

Firma może również zdecydować się na zorganizowanie tradycyjnej kantyny, w której pracownicy będą mieli dostęp do ciepłych i świeżych posiłków. Pracodawca może zająć się jej prowadzeniem na własną rękę lub podjąć współpracę z zewnętrznym operatorem. Każde z rozwiązań wymaga jednak spełnienia rygorystycznych wymogów m.in. w kwestii przepisów BHP. 

ZALETY TRADYCYJNEJ STOŁÓWKI

Dla pracownika:

• dostęp do świeżych i ciepłych posiłków,
• zazwyczaj szeroki wybór dań,
• komfortowa przestrzeń do spożywania posiłków w pracy. 

Dla pracodawcy: 

• posiłki przygotowywane na miejscu (pracownicy nie muszą opuszczać siedziby firmy w trakcie pracy). 

WADY TRADYCYJNEJ KANTYNY

Dla pracownika:

• po pewnym czasie możliwa rutyna w kwestii oferowanych dań,
• kolejki w porach lunchu. 

Dla pracodawcy:

• konieczność wyposażenia stołówki samodzielnie lub we współpracy z operatorem, 
• rygorystyczne kryteria dotyczące kwestii bezpieczeństwa oraz higieny, 
• konieczność zatrudnienia personelu lub znalezienie atrakcyjnej oferty operatora,
• wygospodarowanie przestrzeni w firmie zarówno pod kątem przygotowania posiłków (kuchnia, magazyn, chłodnia), jak i ich spożywania, 
• długi proces w przypadku chęci nawiązania współpracy z operatorem – organizacja przetargu po stronie działów HR/administracji.

ESTYMOWANE KOSZTY:

Ceny posiłków dla pracownika: stosunkowo niskie (w zależności od wewnętrznych ustaleń lub oferty operatora – pracodawca może zadbać o zapis w umowie, aby ceny utrzymywały się na niskim poziomie, niemniej wymaga to np. obniżenia opłaty za czynsz).

Koszty dla pracodawcy: wysokie koszty związane z wdrożeniem – ok 300-500 tys. zł (wygospodarowanie przestrzeni, zakup sprzętów itp.) oraz utrzymaniem (m.in. personel, rachunki za energię itp.). 

Posiłki dla pracowników w firmach przemysłowych i logistycznych

Dla pracowników fizycznych kluczowymi aspektami będą: 

• cena posiłków, 
• dostępność na miejscu, 
• możliwość zjedzenia w trakcie 15-minutowej przerwy.

W przypadku pracodawcy bardzo ważne są z kolei takie kwestie jak:

• ceny posiłków, 
• koszty związane z organizacją,
• dostosowanie sposobu do czasu i trybu pracy w firmie, 
• poziom zaangażowania działów HR/administracji w codzienną obsługę systemu.

Poniżej zaprezentowane zostały najczęstsze sposoby organizacji posiłków dla firm przemysłowych z uwzględnieniem ich zalet, wad oraz  przewidywanych kosztów.

WIRTUALNA STOŁÓWKA 

Wirtualna stołówka sprawdzi się doskonale w firmach przemysłowych i logistycznych, które przez swoje częste położenie w niezurbanizowanych obszarach mogą mieć trudności z organizacją posiłków dla pracowników. Dodatkowo elastyczne warunki pozwalają na dostosowanie dostawy do trybu pracy np. w zakładach produkcyjnych. 

ZALETY

Dla pracownika:

• niższe ceny dań, 
• świeże i ciepłe posiłki (dostarczane w termoboxach, utrzymujących temperaturę),
• różnorodność oferowanych obiadów, 
• dostawa dopasowana do krótkich przerw w firmach, 
• dostęp do posiłków dla pracowników nocnych i weekendowych zmian,
• szybkie zamówienie (ok. 34 s.) za pomocą aplikacji mobilnej, strony www lub infokiosku,
• bezgotówkowe płatności, 
• bezkontaktowa dostawa, 
• zamówienie podpisane indywidualnym kodem (łatwość identyfikacji),
• brak kolejek w trakcie przerw na posiłek.

Dla pracodawcy:

• brak długoterminowych umów i zobowiązań, 
• brak kosztów za wdrożenie i utrzymanie usługi, 
• organizacja dostawy dostosowana do trybu pracy firmy (m.in. 3-zmianowy czy weekendowy),
• firma sama wyznacza kilka miejsc dostaw (tzw. lunchspotów),
• samodzielne zamawiania posiłków przez pracowników (nawet do 2 godzin przed dostawą),
• Biuro Obsługi Klienta Lunching dostępne w aplikacji i w czasie rzeczywistym,
• brak konieczności spełniania wymogów lokalowych oraz zatrudniania personelu do wydawania jedzenia,
• system dostępny w 3 językach (polski, angielski i ukraiński).

WADY

Dla pracownika: 

• konieczność złożenia zamówienia do określonej godziny. 

Dla pracodawcy: 

• obawa przed wdrożeniem nowej technologii (zamówienie przez infokiosk, aplikację mobilną czy stronę www), 
• konieczność utylizowania opakowań.

Ceny posiłków dla pracownika: Lunching negocjuje ceny z dostawcami, dzięki czemu koszt posiłków jest dostosowany do budżetu pracowników fabryk i magazynów.

Koszt dla pracodawcy: brak dodatkowych kosztów związanych z organizacją posiłków w firmach.

KARTY LUNCHOWE 

Kolejnym sposobem organizacji posiłków dla pracowników są karty lunchowe, które pozwalają na samodzielny wybór dań w honorowanych punktach gastronomicznych. W przypadku sektora przemysłowego i logistycznego takie rozwiązanie może sprawdzić się zwykle w przypadku osób, które wykonują swoje obowiązki zawodowe poza siedzibą firmy, takich jak np. kierowcy. 

ZALETY:

Dla pracownika:

• karty o nieograniczonym zakresie pozwalają na zakup różnego rodzajów produktów (nie tylko posiłków), 
• karty ograniczone do gastronomii umożliwiają wybór każdej pozycji z oferty restauracji (w tym m.in. alkoholu)

Dla pracodawcy:

• brak obciążenia HR/administracji w kwestii organizacji i dostawy posiłków.

WADY:

Dla pracownika:

• zwykle brak dostępu do posiłków w przypadku firm na terenach niezurbanizowanych, 
• dodatkowy koszt związany np. ze zgubieniem karty, 
• niewykorzystane środki zwykle przepadają (po upływie daty ważności karty). 

Dla pracodawcy:

• brak dostosowania metody dla większości pracowników (pracujących stacjonarnie), 
• dodatkowe obowiązki dla działów hr związane m.in. z dystrybucją czy wymianą kart. 

Ceny posiłków dla pracownika: zależne od oferty lokali honorowanych przez system kart. 

Koszty dla pracodawcy: należy liczyć się z dodatkowymi opłatami, w tym m.in. za prowizję czy wymianę nowej karty po upływie ważności. 

AUTOMATY VENDINGOWE 

Posiłki dla pracowników firm przemysłowych i logistycznych organizowane są również za pośrednictwem automatów vendingowych z gorącymi daniami. Maszyny tego typu ustawiane są w wybranych miejscach w zakładzie i są regularnie zaopatrywane przez wybranego operatora. 

ZALETY:

Dla pracownika:

• niskie ceny posiłków, 
• automaty dostępne każdego dnia i o każdej godzinie,
• posiłki dostępne na miejscu. 

Dla pracodawcy: 

• samodzielne zamawiania posiłków przez pracowników (brak obciążenia działów HR i administracji),
• brak konieczności zatrudniania pracowników do przygotowywania i wydawania posiłków, 
• zaopatrzenie i serwisowanie po stronie zewnętrznej firmy.

WADY:

Dla pracownika:

• ograniczony wybór dań, 
• duże kolejki w trakcie przerw,
• ryzyko wyczerpania dań w maszynie na dany dzień (w jednej maszynie około 80 posiłków),
• płatność na miejscu (konieczność posiadania gotówki lub karty płatniczej).
• wyrobienie nowej karty w przypadku zgubienia (ok. 10 zł).

Dla pracodawcy:

• konieczność zorganizowania przestrzeni do jedzenia posiłków, 
• termin spożycia posiłków do 48 h, 
• kwestie związane z obsługą np. utylizacją niewykupionych dań, zależne od oferty danego operatora.

Ceny posiłków dla pracownika: zależą od oferty dostawcy, koszt posiłku waha się jednak zwykle pomiędzy 8 a 18 zł.

Koszty dla pracodawcy: są uwarunkowane od ustalonego modelu współpracy (m.in. minimum sprzedażowego, a także tego, kto pokrywa koszty za niewykorzystane posiłki). Dodatkowo należy wliczyć niewielką opłatę za dzierżawę automatu (kilkanaście złotych dziennie) oraz usługi serwisowania. 

TRADYCYJNA STOŁÓWKA 

Z uwagi na swoją lokalizację wiele firm przemysłowych i logistycznych decyduje się na organizację stołówki dla pracowników na terenie zakładu. Pomimo dostępności do ciepłych i świeżo przygotowywanych posiłków, pracodawca powinien się jednak  liczyć z rygorystycznymi wymogami np. w ramach przepisów BHP. Co więcej, firma musi zdecydować, czy organizacją kantyny dla pracowników zajmie się samodzielnie, czy też zleci to przedsięwzięcie zewnętrznemu operatorowi. 

ZALETY

Dla pracownika:

• posiłki dla pracowników przygotowywane są na miejscu, 
• różnorodna oferta dań, 
• stosunkowo niskie ceny posiłków, 
• dedykowana przestrzeń do spożywania obiadów w trakcie przerw. 

Dla pracodawcy:

• posiłki dostępne na miejscu (brak konieczności organizowania dostaw). 

WADY

Dla pracownika: 

• najczęściej brak dostępu do posiłków dla nocnej i weekendowej zmiany,
• długie kolejki w trakcie przerw, 
• menu zależne od jednego dostawcy (ryzyko monotonii w kwestii oferowanych posiłków). 

Dla pracodawcy: 

• konieczność zakupienia sprzętu i wyposażenia kantyny samodzielnie lub nawiązanie współpracy z zewnętrznym operatorem, 
• spełnianie wymogów w ramach kwestii bezpieczeństwa oraz higieny, 
• konieczność zatrudnienia personelu (lub skorzystania z oferty operatora),
• wygospodarowanie przestrzeni w firmie zarówno pod kątem przygotowania posiłków (kuchnia, magazyn i chłodnia), jak i ich spożywania, 
• wysokie koszty związane z utrzymaniem stołówki (m.in. opłaty za energię itp.),
• dodatkowe obowiązki dla działów HR/administracji związane z organizacją przetargu (w przypadku chęci nawiązania współpracy z operatorem). 

Ceny posiłków dla pracownika: zależne od ustalonych wewnętrznie cen lub oferty zewnętrznego operatora.. 

Koszty dla pracodawcy: wysokie (około 300-500 tys. zł) związane z wdrożeniem kantyny (dostosowanie przestrzeni, zakup elementów wyposażenia itp.),  oraz comiesięcznym utrzymaniem (m.in. wynagrodzenie personelu, opłaty za energię itp.). 

Dofinansowanie posiłków dla pracowników

Z uwagi na nadmierną rotację czy trudności w pozyskiwaniu nowych kandydatów coraz więcej firm decyduje się na dofinansowanie posiłków dla pracowników. To skuteczna forma wsparcia zespołu w realizacji codziennych potrzeb, a zarazem odciążenia portfeli w obliczu wzrastających wydatków. Dofinansowanie posiłków w pracy oznacza również szereg zalet dla samego pracodawcy, wpływając korzystnie m.in. na employer branding, a także zwiększone zaangażowanie zespołu. 

55% pracowników oczekuje dofinansowania posiłków (Pracuj.pl)

Mimo to wiele firm ma wątpliwości co do kosztów takiego rozwiązania, a także zwraca uwagę na nieprecyzyjność przepisów prawnych. Tymczasem dofinansowanie posiłków nie musi być dużym wydatkiem dla pracodawcy, pod warunkiem, że dobierze odpowiedni model organizacji. Warto również pamiętać o możliwości skorzystania z ulgi ZUS czy środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 

Ile kosztuje dofinansowanie posiłków dla firm?

Koszt dofinansowania posiłków dla pracowników uzależniony jest przede wszystkim od metody organizacji oraz limitu ustalonego przez firmę. Poniżej przedstawiono najpopularniejsze sposoby wdrożenia tego rozwiązania wraz z mocnymi i słabymi stronami każdego z wariantów. 

Wirtualna stołówka (Lunching)

Lunching pozwala firmie na dopasowanie elastycznego modelu dofinansowania posiłków dla pracowników. Ponadto, poprzez brak kosztów wdrożenia czy utrzymania usługi cała wartość benefitu trafia do pracownika. W sytuacji, gdy zamówi on danie droższe od ustalonej kwoty dofinansowania, pokrywa różnicę z własnej kieszeni. Co istotne, pracodawca płaci tylko za zamówione posiłki w firmie. Oznacza to, że w sytuacji, gdy pracownicy nie wykorzystują dostępnych środków, to nie zostają one wliczone w końcową fakturę. 

ZALETY

• brak długoterminowych umów i zobowiązań,
• elastyczne modele dofinansowania  (m.in. limit dzienny, limit miesięczny),
• brak abonamentu i dodatkowych kosztów m.in. za dostęp do aplikacji i platformy,
• proste rozliczenie (jeden raport pod koniec miesiąca z możliwością wgrania go do systemu kadrowo-płacowego),
• płatność wyłącznie za zamówione posiłki, 
• dostęp do panelu koordynatora (umożliwiającego zarządzanie danymi członków zespołu, uruchomienie i wyłączenie usługi czy zmianę wartości dofinansowania),
• elastyczna forma rozliczenia z pracownikiem w przypadku przekroczenia kwoty dofinansowania (pod koniec tygodnia lub potrącana z miesięcznego wynagrodzenia),
• dofinansowanie posiłków do kwoty 450 zł jest zwolnione ze składek ZUS,
• możliwość finansowania posiłków ze środków ZFŚS.

WADY

• kwota dofinansowania może być wykorzystana wyłącznie na posiłki z oferty restauracji w ofercie Lunchingu.  

KOSZTY: 

Firma płaci tylko za zamówione posiłki (do wartości określonej w ramach wybranego przez nią limitu).

Karty lunchowe

Innym popularnym sposobem na dofinansowanie posiłków dla pracowników są karty lunchowe w formie prepaid. Oczywiście działy HR lub administracji muszą pamiętać o ich cyklicznym doładowaniu oraz ewentualnej wymianie po upływie daty ważności. Karty na posiłki dla pracowników przesyłane są razem z PIN-em, a ich odbiór musi być najczęściej pokwitowany podpisem właściciela (w przypadku osób pracujących na home office konieczne jest zatem wysłanie kart kurierem). 

ZALETY:

• możliwość wielokrotnego doładowania karty na dowolną kwotę, 
• środki na karcie kumulują się z miesiąca na miesiąc, 
• pracownicy mogą korzystać z dofinansowania na posiłki nie tylko w godzinach pracy. 

WADY:

• dużo obowiązków dla działów HR/administracji (konieczność zasilania, dystrybucji, ewidencji odbioru oraz wymiany po upływie daty ważności), 
• dodatkowe koszty (związane m.in. z wymianą kart, prowizją za transakcję itd.),
• niewykorzystane środki zazwyczaj przepadają po upływie ważności karty, 
• niejasność przepisów co do możliwości skorzystania z ulgi ZUS w przypadku kart lunchowych. 

KOSZTY:

Poza ustaloną kwotą dofinansowania posiłków dla pracowników firma musi liczyć się z opłatą za wytworzenie kart na początku i ich wymianę po upływie dacie ważności (ok. 10-15 zł za sztukę). Dodatkowo musi wziąć pod uwagę prowizję za każde zasilenie (0,5%-1,5%). 

Automaty vendingowe

Pracodawca ma również możliwość dofinansowania posiłków dla pracowników za pomocą samoobsługowych maszyn vendingowych do dań gorących. Wówczas w tym celu wykorzystywane są karty przedpłacone z ustalonym limitem kwotowym. Po comiesięcznym doładowaniu pracownicy mogą za ich pomocą płacić za ciepłe posiłki w automatach vendingowych. 

ZALETY:

• kilka modeli dofinansowania (limit miesięczny, ilościowy dzienny lub brak limitu), 
• środki na karcie kumulują się z miesiąca na miesiąc. 

WADY:

• brak limitu kwotowego dziennego (nie ma możliwości podzielenia płatności np. na dwie karty czy przy użyciu karty i gotówki),
• konieczność dystrybucji i zasilania kart przez działy HR/administracji. 

KOSZTY:

Poza kwotą dofinansowania posiłków dla pracowników, firma musi liczyć się dodatkowo z niewielkimi opłatami dodatkowymi. W zależności od przyjętego modelu współpracy z operatorem mogą to być koszty m.in. za wyrobienie kart czy niewykorzystanie określonej liczby dań w miesiącu.

Tradycyjna stołówka 

Firmy, które zdecydowały się na prowadzenie własnej kantyny lub nawiązały w tym celu współpracę z zewnętrznym operatorem, mogą również zdecydować się na dofinansowanie posiłków dla pracowników. Dzięki temu zespół ma dostęp do ciepłego jedzenia na miejscu, a jego cena pomniejszona jest o wartość dopłaty od pracodawcy. 

ZALETY:

• różne sposoby dofinansowania np. karty (z limitem dań na dany dzień czy w formie prepaid z miesięcznym limitem kwotowym) lub pełne pokrycie kosztów za posiłki w firmie.

WADY:

• przy pełnym dofinansowaniu i umowie z zewnętrznym operatorem zwykle konieczność wypłacenia zaliczki na poczet zakupów, 
• konieczność dystrybucji i zasilania kart po stronie HR/administracji. 

KOSZTY: 

Poza kwotą dofinansowania firma musi pamiętać o wysokich kosztach związanych z utrzymaniem kantyny (np. jeśli pracodawca ma możliwość ingerowania w ceny i menu, to operator może być zwolniony z opłat za media). 

Dofinansowanie posiłków dla pracowników z budżetu ZFŚS

Co istotne, firmy mają możliwość dofinansowania posiłków ze środków ZFŚS, które wykorzystywane są w ramach działalności socjalnej na rzecz pracownika. Konieczne jest jednak spełnienie określonych wymogów, które zawarte zostały w treści ustawy. Przede wszystkim decydując się na dofinansowania posiłków dla pracowników z ZFŚS, należy pamiętać o tym, aby:

• środki przeznaczone na ten cel pochodziły w całości z budżetu ZFŚS, a nie np. ze środków obrotowych,
• postępować zgodnie z regulaminem socjalnym w danym zakładzie, który powinien zawierać stosowne zapisy o takiej formie wsparcia,
• zróżnicować wysokości dopłaty, w zależności od sytuacji materialnej czy rodzinnej danego pracownika.

Jak finansować posiłki z ZFŚS?

Wiele wątpliwości budzi również kwestia, czy możliwe jest łączenie finansowania posiłków z ZFŚS ze środkami bieżącymi firmy. Tak, ale z uwagi na ograniczenia podatkowe, należy spełnić pewien warunek. Mianowicie, żaden posiłek nie powinien być jednocześnie finansowany z obu wymienionych źródeł. A zatem wartość części posiłków powinna być pokryta wyłącznie z budżetu ZFŚS, z kolei pozostała część tylko ze środków bieżących.

Warto również dodać, że wartość finansowanych posiłków z ZFŚS podlega zwolnieniu ze składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Wynika to z treści Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. Dodatkowo, decydując się na finansowanie posiłków z ZFŚS, pracownik zwolniony jest z opłacania podatku dochodowego, jeśli wartość otrzymanych świadczeń socjalnych nie przekracza wartości 2000 zł na w ciągu roku. W przypadku przekroczenia tej kwoty opodatkowana zostanie wyłącznie nadwyżka. 

Dofinansowanie posiłków a ZUS

Firma, która dobrowolnie decyduje się na dofinansowanie posiłków dla pracowników, nie musi wliczać ich wartości do podstawy wymiaru składek ZUS. Aby skorzystać z tej ulgi, konieczne jest jednak spełnienie kilku warunków, które określone zostały w Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. Dofinansowanie posiłków dla pracowników jest zwolnienie ze składek ZUS, jeśli:

• jego wartość nie przekracza kwoty 450 zł miesięcznie na jedną osobę, 
• nie jest zastępowane wypłatą ekwiwalentu za te świadczenia. 

Warto o tym pamiętać w trakcie doboru sposobu organizacji jedzenia w firmie. Przede wszystkim musi pozwalać na dofinansowanie posiłków do kwoty 450 zł, a także nie budzić zastrzeżeń, że kwota została wydana na inne produkty (zamiast posiłków w pracy). Takie wątpliwości pojawiają się np. w przypadku bonów, z których można skorzystać nie tylko w lokalach gastronomicznych, ale i np. w punktach handlowych. Wówczas zgodnie z przepisami uznawane są one za bony towarowe, które nie podlegają zwolnieniu z ZUS.

A co w przypadku pracodawców, którzy są zobligowani przez przepisy do zapewnienia swojemu zespołowi posiłków regeneracyjnych (profilaktycznych)? Zgodnie z treścią wymienionego powyżej rozporządzenia ich wartość jest zwolniona ze składek na ubezpieczenie społeczne. 

Kiedy i komu przysługuje posiłek w pracy?

W określonych przypadkach pracodawca ma obowiązek zapewnić nieodpłatne posiłki dla pracowników. Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy dotyczy to warunków szczególnie uciążliwych, gdy pełnione obowiązki związane są z dużym wysiłkiem fizycznym. Szczegółowe zasady, kiedy pracownikowi przysługuje ciepły posiłek, zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. 

Posiłki regeneracyjne dla pracowników

Konieczność zorganizowania posiłków regeneracyjnych (nazywanych zamiennie profilaktycznymi) następuje w przypadku osób, które wykonują pracę związaną z wysiłkiem fizycznym. Dotyczy to jednak ściśle określonych sytuacji, a dostarczone jedzenie powinno spełniać pewne normy. Pracodawca musi zapewnić posiłki dla pracowników, gdy: 

• wysiłek fizyczny w ciągu zmiany powoduje wydatek energetyczny powyżej: 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• praca wykonywana jest w pomieszczeniach zamkniętych, gdzie ze względu na wymogi technologiczne, stale panuje temperatura poniżej 10 stopni Celsjusza lub w których wskaźnik obciążenia termicznego wynosi ponad 25 stopni Celsjusza – przy założeniu, że wysiłek fizyczny w ciągu zmiany powoduje wydatek energetyczny powyżej:  1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, 
• praca wykonywana jest na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca) i wiąże się z wydatkiem energetycznym powyżej: 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• usuwane są skutki klęsk żywiołowych oraz innych wydarzeń losowych,
• praca wykonywana jest pod ziemią. 

Jeśli wiemy już, kiedy pracownikowi przysługuje posiłek, warto pochylić się nad wymogami, które musi spełniać wydane danie. Dotyczy to m.in. określonych proporcji składników odżywczych czy wartości kalorycznej.

Jakie wymogi powinien spełniać posiłek regeneracyjny? 

Zgodnie z przyjętymi normami posiłki regeneracyjne dla pracowników powinny zawierać około 1000 kcal, a także składać się z 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów oraz 15% białek.