Najczęstsze pytanie, które nam stawiacie brzmi: dlaczego Lunching, a nie na przykład karty lunchowe? Dlatego dokonaliśmy szczegółowej analizy tego, czym różnią się te dwa benefity, co dają pracownikom, oraz ile kosztuje obsługa każdego z nich. Poniższe porównanie powstało na podstawie licznych rozmów zarówno z HR-owcami jak i beneficjentami obu rozwiązań.
Jak wygląda obsługa kart lunchowych i Lunchingu?
Co musicie wiecie o obu rozwiązaniach na dobry początek?
Karty Lunchowe
Karta lunchowa jest zamawiana u jednego z dostawców i podpisujesz z nim umowę. Na rynku jest dwóch dużych graczy Sodexo i Edenred.
Karty zamawia się na rok, dwa lub maksymalnie 3 lata.
Następnie trzeba je rozdać pracownikom. W warunkach pracy home office każdy musi otrzymać kartę kurierem. Nie można kart wysłać zwykłą przesyłką pocztową, ponieważ odbiór musi zostać pokwitowany. Pisemne potwierdzenia odbioru kart musicie mieć w swojej dokumentacji.
Karty lunchowe musicie regularnie zasilać u swojego dostawcy. Robicie to zwykle w pliku, który mu udostępniacie. Każda karta posiada numer przypisany do pracownika. Jeśli pracownicy posiadają różne kwoty doładowania, musicie być bardzo ostrożni, aby nie doszło do pomyłki.
Lunching
Na początku ustalamy, jakie restauracje mają się znaleźć w menu pracowników. Podpisujesz umowę z Lunching.
Ustalamy również, gdzie znajduje się miejsce odbioru posiłków, w przypadku pracowników pracujących w firmie. Pracownicy pracujący z domu, sami wypełnią swoje adresy w aplikacji.
Wysyłasz pracownikom gotową instrukcję obsługi aplikacji Lunching.
Organizacja posiłków: karty lunchowe vs. Lunching
Podsumowanie zadań w przypadku kart lunchowych:
– podpisanie umowy,
– zamówienie kart,
– doładowanie kart,
– najczęściej co miesiąc,
– wysyłka kart do pracowników lub rozdanie kart na miejscu,
– ewidencja odbioru kart, zebranie podpisów,
– zamówienie kart po dacie ważności,
– negocjacje z dostawcą w sprawie tzw. resztkówek, czyli niewykorzystanych zasobów na kartach.
Podsumowanie zadań w przypadku Lunching:
– podpisanie umowy,
– ustalenie z Lunching, jakie mają być restauracje w menu lub zakres cen,
– przekazanie mailowej instrukcji dla pracowników,
– otrzymywanie gotowego raportu raz w miesiącu.
Koszt obsługi
Co wchodzi w koszt obsługi kart lunchowych i wirtualnej stołówki? Poniżej przedstawiamy przykładowe kalkulację dla 1000 pracowników wraz z wyszczególnieniem elementów, która składają się na cenę.
Ile kosztują karty lunchowe?
- 10-15 zł za wytworzenie jednej karty
- 12-15 zł wysyłka karty do pracownika
- 0,5%-1,5% prowizja za każde zasilenie
- 10-15 zł za ponowne wytworzenie jednej karty po dacie ważności
KALKULACJA – KARTY LUNCHOWE
Przykład: 1000 pracowników otrzymuje karty doładowane 190 zł miesięcznie od pracodawcy.
Faktura za wdrożenie i pierwszy miesiąc:
190.000 – środki na karcie
13.000 – produkcja
12.000 – dystrybucja
19.000- prowizja
234.000 zł.
Faktura za kolejny miesiąc:
190.000 – środki na karcie
19.000- prowizja od zasilania
209.000 zł.
Faktura za miesiąc, na który przypada wydanie nowych kart:
190.000 – środki na karcie
13.000 – produkcja
12.000 – dystrybucja
19.000- prowizja
234.000 zł.
Ile kosztuje Lunching?
Płacicie tylko za wykorzystaną wartość benefitu. Ponadto, nie doliczamy prowizji czy dodatkowych opłat za obsługę, dostawę czy zamawianie. Przeczytaj więcej.
KALKULACJA – LUNCHING
Przykład: 1000 pracowników otrzymuje od pracodawcy 190 zł miesięcznie do wykorzystania w Lunching.
Faktura za pierwszy i każdy kolejny miesiąc:
ok 133.000 zł. – dofinansowanie zrealizowanych zamówień, zakładając, że średnia frekwencja zamówień to 70% – bo takie są nasze statystyki.
Pracownikowi nie kumulują się na koncie niewykorzystane środki.
Czy firma odzyskuje niewykorzystane środki?
Karty lunchowe
Środki na kartach kumulują się z miesiąca na miesiąc. Jeśli po upływie daty ważności karty lub po zakończeniu współpracy z pracownikiem na jego karcie zostały niewykorzystane środki, zazwyczaj przepadają.
Lunching
W przypadku Lunching nie musicie niczego odzyskiwać, ponieważ płacicie za jedzenie dopiero po okresie rozliczeniowym i tylko za zamówione obiady i tylko kwotę dofinansowania. Jeśli wartość zamówienia przekracza kwotę dofinansowania, nadwyżkę rozliczamy z Twoim pracownikiem.
Przykład: Jeśli pracownik nie zamówi ani jednego obiadu w miesiącu na przykład z powodu wakacji, nie płacicie nic.
Dofinansowanie posiłków a ZUS
Czy można skorzystać z ulg ZUS w przypadku kart lunchowych?
Kontroler z ZUS nie ma dostępu do listy zakupionych przez pracownika produktów w restauracji czy sklepach. Możecie zebrać od pracowników deklaracje, że kupują tylko gotowe posiłki. Przepisy jednak nie są do końca jasne, czy urzędnikowi taka deklaracja wystarczy. W przypadku kart istnieje ryzyko, że pieniądze nie będą mogły podlegać zwolnieniu z opodatkowania.
Czy można skorzystać z ulg ZUS w przypadku Lunching?
Wybierając Lunching, możecie skorzystać z ulgi ZUS do 300 zł miesięcznie na pracownika. W razie kontroli jesteście bezpieczni. Możecie również spokojnie przekazać na dofinansowanie posiłków w Lunching środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
Posiłki regeneracyjne
KARTY LUNCHOWE
Dla pracowników posiadających posiłki regeneracyjne musicie mieć specjalne karty regeneracyjne.
LUNCHING
Lunching posiada opcję dofinansowania posiłków regeneracyjnych. Wszystko pod jednym dachem. Przeczytajcie, jak to zrobiliśmy z Tokai Cobex (rozmowa z szefową HR, rozmowa z koordynatorką projektu).
Czy są jakieś ograniczenia ze względu na lokalizację firmy?
Miejsca pracy a karty lunchowe
Jeśli chcecie, aby karty były wykorzystane realnie w celu zakupu lunchu, to w okolicy firmy lub miejscu zamieszkania pracowników (home office) muszą znajdować się restauracje honorujące Wasze karty.
Miejsce pracy a Lunching
Lunching dostarcza posiłki z restauracji na terenie całej miejscowości, w której znajduje się Wasza firma. Jeśli ktoś pracuje z domu na osiedlu, gdzie nie ma żadnej restauracji, to również do niego dojedziemy. Podobnie jest w przypadku zakładów produkcyjnych.
Dofinansowanie posiłków dla nowych pracowników
Karty lunchowe dla nowych pracowników
W przypadku nowych pracowników, należy pamiętać o wyrobieniu nowych kart i regularnym ich zasilaniu.
Założenie konta Lunching dla nowych pracowników
Nowi pracownicy otrzymują od Lunching unikatowy numer. Musicie im wysłać mail z instrukcją samodzielnej obsługi.
Wady i zalety obu rozwiązań
Karty Lunchowe
| WADY | ZALETY |
| – bardzo duży wysiłek dla działu HR (dystrybucja, zasilanie, ponowna dystrybucja po dacie ważności) – ryzyko błędów ludzkich przy dystrybucji i zasilaniu – koszty wytwarzania, dystrybucji i zasilania | – za pomocą kart nieograniczonych pracownicy mogą kupić wszystko, co chcą. – w przypadku kart ograniczonych do gastronomii, mogą zakupić wszystko, co znajduje się w ofercie restauracji – w tym alkohol i tytoń |
Lunching
| WADY | ZALETY |
| – nie można kupić za to niczego poza jedzeniem | – minimalne obciążenie dla działu HR. Po implementacji benefitu, jego obsługa jest prosta i niewymagająca Waszego zaangażowania. Otrzymujecie jeden raport i fakturę miesięcznie. – brak kosztów obsługi benefitu, reklamacji, etc. – pieniądze wydane zgodnie z przeznaczeniem, co daje Wam bezpieczeństwo w razie kontroli ZUS – realny wpływ na produktywność i zdrowie pracowników |
Karta lunchowa i Lunching oczami pracownika
Karty lunchowe
Co otrzymuje pracownik?
Pracownik otrzymuje kartę lunchową. Może nią zasilić konto w aplikacji i płacić za pomocą telefonu. Musi jednak posiadać kartę fizycznie.
– To Wy decydujecie, czy karta jest:
otwarta i można nią płacić wszędzie bez ograniczeń
– ograniczona do gastronomii lub nawet tylko jednej kantyny
Co jedzą pracownicy mający karty lunchowe?
To zależy od oferty pobliskich dostawców. Jeśli pracownicy przychodzą do firmy, a w pobliżu jest food court, to świetnie. Jeśli nie, to pozostaje jedzenie z dowozem.
Ile zapłacą za lunch posiadacze kart?
Wszystko zależy od oferty pobliskich restauracji. Jeśli zamawia z dostawą, musi doliczyć koszty transportu.
Kiedy pracownik może skorzystać z karty?
Zawsze, kiedy otwarty jest lokal lub sklep honorujący karty.
Ile czasu zajmuje organizacja posiłku?
Nie poznaliśmy odpowiedzi na to pytanie, ponieważ każdy w bardzo indywidualny sposób korzysta z kart.
Lunching
Co otrzymuje pracownik?
Pracownik samodzielnie ściąga na telefon aplikację Lunching. Może w niej zamawiać obiad z menu, co odbywa się podobnie, jak w znanych aplikacjach Uber Eats czy Pyszne. Swoje konto uzupełnia o adres domowy, jeśli pracuje w trybie home office, lub hybrydowym. Każdego dnia może zdecydować o tym, czy zamawia jedzenie do domu, czy do firmy.
Co znajdą pracownicy w menu Lunching?
Każdego dnia będzie miał do wyboru restauracje z różnymi rodzajami kuchni, począwszy od polskich zestawów obiadowych z baru mlecznego po wykwintne dania kuchni hinduskiej czy japońskiej. Menu możemy wspólnie ustalić, tak, aby dieta Waszych pracowników była smaczna i zróżnicowana.
Ile kosztuje obiad Lunching?
W swoim menu znajdzie obiady w cenie od 13 zł bez kosztów dostawy i minimalnej wartości zamówienia. Ceny w menu są takie jak na miejscu w restauracji.
Kiedy pracownik może skorzystać z Lunching?
Tylko w dni robocze i w godzinach pracy. Jeśli pracujecie na zmiany, w nocy i w weekendy – bez obaw. Możemy ustalić konkretne godziny odbioru posiłków dla Waszego zespołu.
Ile czasu zajmuje organizacja posiłku?
39 sekund. Tyle czasu zajmuje średnio naszym użytkownikom zamówienie posiłku w Lunching.
Jak Lunching i karty lunchowe wpływają na Wellbeing i życie pracowników?
| Karty lunchowe | Lunching |
|---|---|
| Karty lunczowe to bardzo miły zastrzyk gotówki dla pracowników, którzy mogą kilka razy skorzystać z nich płacąc za posiłki w restauracji, lub zamawiając jedzenie na wynos. Jeśli korzystają z nich w prywatnym czasie, często kończy się na jednej lub dwóch kolacjach zjedzonych w gronie rodziny. Nie ma to realnego wpływu na ich codziennie nawyki żywieniowe, produktywność i zdrowie. | Dofinansowanie obiadów w Lunching odczuwalne jest każdego dnia w pracy. Codziennie beneficjenci otrzymują w pełni, lub częściowo, opłacone ciepłe posiłki, co ma pozytywny wpływ na ich produktywność, organizację dnia oraz samopoczucie. To między innymi za pozytywne oddziaływanie na zdrowie pracowników, Lunching otrzymał Certyfikat Wellbeing Quality przyznawany przez Wellbeing Institute. |
W naszej opinii, karty lunchowe są dobrym sposobem na przekazanie pracownikom dodatkowej gotówki do wykorzystania w dowolnym celu. Lunching ma zupełnie inną misję. To tanie w obsłudze narzędzie do wprowadzenia w firmie kultury jedzenia regularnych posiłków, ciepłych i pełnowartościowych. Wierzymy w to, że regularne jedzenie obiadów wpływa na ich produktywność, zdrowie i poprawia organizację dnia.
Jeśli chcecie podejrzeć, jak działa to u naszych klientów z różnych branż, polecamy Wam wywiady na naszym blogu:
Chcesz wiedzieć więcej?
